Unified Offeror Registry

¿Para renovar la inscripción del Registro Único de Proponentes (RUP), el empresario debe haber renovado previamente la matrícula mercantil o la ins...

Si, cuando el proponente se encuentre matriculado en el Registro Mercantil o inscrito en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro, para renovar la inscripción en el RUP, debe encontrarse renovada la matrícula mercantil o la inscripción ESAL.

How do I request a password for virtual services from home?

Click  here .

If I am not a CCB customer, can I get a password for virtual services?

The password for virtual services is available to individuals who are registered as registered agents or owners of registrations at the CCB; therefore, if the customer is not registered in the business registry, it cannot request a password for virtual services.

Does the membership fee include certificates of the Unified Offeror Registry (RUP, for the Spanish original)?

It does not include RUP or business establishment certificates.

¿Cómo reporto el tamaño de la empresa?

El tamaño de la empresa debe ser reportado y acreditado según lo dispuesto en el Decreto 957 de 2019. Para esto, al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual, el sistema genera el modelo requerido pre-diligenciado.

¿Qué aspectos modifican los Decretos 399 y 579 de 2021 en el Registro Único de Proponentes?

A partir del primero de junio de 2021 y hasta el año 2022, la persona natural o jurídica interesada en inscribirse o renovar el Registro Único de Proponentes, reportará la información financiera correspondiente a los últimos tres (3) años fiscales anteriores a la respectiva solicitud.

Así las cosas, las cámaras de comercio, a partir del primero de julio, certificarán la capacidad financiera y organizacional correspondiente a la información financiera de los últimos tres (3) años fiscales inscrita en el RUP.

¿Cómo es la aplicación de los Decretos 399 y 579 de 2021 por parte de las cámaras de comercio?

Para los proponentes con inscripción activa y vigente que en años anteriores hayan presentado la información de la capacidad financiera y organizacional de los años 2018 y 2019, esta será certificada automáticamente, la cual conservará la firmeza.

Ahora, para los proponentes que cuenten con su inscripción activa y vigente, pero no tengan la información financiera y organizacional de los años 2018 y/o 2019 inscrita en el Registro Único de Proponentes, durante el mes de junio de 2021, podrán reportar por única vez, mediante una solicitud de actualización especial, únicamente la información financiera correspondiente a estos años, sin costo alguno.

Aquellos proponentes que no cuenten con la antigüedad suficiente para reportar la información financiera al 31 de diciembre correspondiente a los tres (3) años, la reportarán desde su primer cierre fiscal.

Las personas que se inscriban o renueven el Registro Único de Proponentes a partir del 01 de junio de 2021, reportarán la información financiera correspondiente a los últimos tres (3) años fiscales anteriores a la respectiva solicitud, siempre que no la hayan tenido inscrita anteriormente.

¿En qué periodo puedo realizar el procedimiento especial de actualización de los Decretos 399 y 579 de 2021?

La actualización especial sólo puede adelantarse durante el mes de junio de 2021.

¿La actualización para reportar la información de los años 2018 y 2019 para quienes no la hayan reportado en años anteriores, tiene costo?

No. la actualización no tiene costo y en ella solo puede reportarse la información financiera de los años 2018 y/o 2019 según corresponda para cada proponente.

¿Cuál es el medio para radicar la solicitud de actualización de la información financiera de los años 2018 y 2019 para quienes no la hayan reportad...

En la Cámara de Comercio de Bogotá puede reportar la solicitud de actualización a través de nuestra página web o en cualquiera de nuestras sedes presenciales .

¿Qué documentos debo presentar para la solicitud de actualización o para la inscripción en el RUP con la información financiera de los años anterio...

Para la solicitud de actualización el proponente debe presentar el formato que fue unificado por las cámaras de comercio y que el aplicativo dispuesto para radicar la solicitud virtual genera pre diligenciado, acompañado de la siguiente documentación:

• Si es persona jurídica nacional:

1.- Se deben presentar los estados financieros cumpliendo con las normas internacionales de información financiera – NIIF con corte 31 de diciembre, suscritos por el representante legal, por el contador o auditor o revisor fiscal según corresponda, debidamente certificados y con el informe de auditoría.

2. Las personas jurídicas sometidas a inspección, vigilancia o control en los años que reporta por parte de la Superintendencia de Sociedades deberán presentar copia de los documentos adicionales exigidos por esta Superintendencia.

3. Cuando la persona jurídica proponente pertenezca a un grupo empresarial y por ley debió preparar y difundir estados financieros consolidados en los años que reporta, los aportará y deberán estar acompañados del informe de auditoría y con sus notas. Sin embargo, la capacidad financiera y organizacional del proponente se determinará en atención a los estados financieros individuales (separados).

4. Certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador de las principales cuentas detalladas del balance general (Estado de Situación Financiera), principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias (Estado de Resultados) y cuentas contingentes deudoras y acreedoras de los años que reporta. Descargue el modelo número 2A. ( Se descarga directamente en el servicio virtual con la información diligenciada en el sistema).

5. Certificación suscrita por el revisor fiscal o contador según el caso, en la que se indiquen los gastos de intereses del indicador de razón de cobertura de intereses de los años que reporta, de acuerdo con el concepto No. 2017-261 del 21 de marzo de 2017 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Descargue el modelo número. 2B. (Se descarga directamente en el servicio virtual con la información diligenciada en el sistema).

6. Certificación suscrita por el contador o revisor fiscal según el caso, de los años que reporta, en la que se establezca las equivalencias de las distintas cuentas, en el evento en el que las partidas contables sean distintas a las exigidas en el Decreto 1082 de 2015. Descargue el modelo número 2C. (Se descarga directamente en el servicio virtual con la información diligenciada en el sistema).

7. Copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal o del contador según el caso.

8. Certificado vigente de la Junta Central de Contadores del revisor fiscal o del contador según el caso. Recuerde presentarlo con una fecha de expedición no mayor a tres (3) meses.

• Si es persona natural:

1.- Se deben presentar los estados financieros de los años que reporta cumpliendo con las normas internacionales de información financiera – NIIF con corte 31 de diciembre, suscritos por el representante legal, por el contador o auditor o revisor fiscal según corresponda, debidamente certificados y con el informe de auditoría.

2. Certificación suscrita por el contador, en la que se indiquen los gastos de intereses del indicador de razón de cobertura de intereses de los años que reporta, de acuerdo con el concepto No. 2017-261 del 21 de marzo de 2017 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Descargue el modelo número 2B. (Se descarga directamente en el servicio virtual con la información diligenciada en el sistema).

3. Certificación suscrita por el contador, de los años que reporta, en la que se establezca las equivalencias de las distintas cuentas, en el evento en el que las partidas contables sean distintas a las exigidas en el Decreto 1082 de 2015. Descargue el modelo número 2C. (Se descarga directamente en el servicio virtual con la información diligenciada en el sistema).
4. Copia de la tarjeta profesional del contador según el caso.

5. Certificado vigente de la Junta Central del contador. Recuerde presentarlo con una fecha de expedición no mayor a tres (3) meses.

Ahora bien, si la persona natural no estuvo obligada a llevar contabilidad en los años que reporta, tales como los no comerciantes, los que no pertenecen al régimen común, los asalariados, los que ejercen profesiones liberales, los agricultores o ganaderos que enajenen los productos en su estado natural, y en general todas aquellas personas naturales que conforme a las normas especiales no estén obligadas a llevar contabilidad, acreditarán los indicadores de la capacidad financiera y organizacional aportando una certificación suscrita por el contador y el proponente, en la que se informe de manera detallada cada uno de los rubros financieros que componen sus indicadores de capacidad financiera y organizacional. Puede guiarse con el modelo 2.

• Si es sociedad extranjera:

1. Se deben presentar los estados financieros definitivos, de los años que reporta, certificados y auditados de la casa matriz, cuya fecha de corte será la que corresponda a la del cierre fiscal del país de origen, junto con sus notas y traducidos al idioma español cuando a ello haya lugar.

En este caso, deberá aportar en documento anexo, la conversión a pesos colombianos de los estados financieros del proponente (casa matriz).
Los estados financieros aportados al RUP deberán cumplir con los requisitos exigidos por las normas contables para su preparación y presentación y se deben preparar y presentar conforme a las normas del país de origen de la sociedad extranjera.
La información de los estados financieros (activo corriente, activo total, pasivo corriente, pasivo total, patrimonio, utilidad o pérdida operacional) debe corresponder a la indicada en el formato de reporte de la información.

2. Certificación suscrita por el representante legal del proponente o contador o revisor fiscal o auditor en la que se indique la fecha del cierre fiscal de los estados financieros en el país de origen. Descargue el modelo número 7. (Se descarga directamente en el servicio virtual con la información diligenciada en el sistema).

3. Para cada uno de los años que reporta, certificación suscrita por el representante legal y el revisor fiscal si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador de las principales cuentas detalladas del balance general (Estado de Situación Financiera), principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias (Estado de Resultados) y cuentas contingentes deudoras y acreedoras. Descargue el modelo número 2A. (Se descarga directamente en el servicio virtual con la información diligenciada en el sistema).

4. Para cada uno de los años que reporta, certificación suscrita por el revisor fiscal o contador según el caso, en la que se indiquen los gastos de intereses reportados en el indicador de razón de cobertura de intereses, de acuerdo con el concepto No. 2017-261 del 21 de marzo de 2017 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Descargue el modelo número 2B. (Se descarga directamente en el servicio virtual con la información diligenciada en el sistema).

5. Para cada uno de los años que reporta, certificación suscrita por el contador o revisor fiscal según el caso, en la que se establezca las equivalencias de las distintas cuentas, en el evento en el que las partidas contables sean distintas a las exigidas en el Decreto 1082 de 2015. Descargue el modelo número 2C. (Se descarga directamente en el servicio virtual con la información diligenciada en el sistema).

6. Copia de la tarjeta profesional del auditor, revisor fiscal o del contador según el caso.

7. Copia de la tarjeta profesional del auditor, revisor fiscal o del contador según el caso.

8. Certificado vigente de la Junta Central de Contadores del auditor, revisor fiscal o del contador según el caso. Recuerde presentarlo con una fecha de expedición no mayor a tres (3) meses.

Importante:

a. Cuando la persona jurídica (casa matriz) pertenezca a un grupo empresarial y por ley deba preparar y difundir estados financieros consolidados, los aportará para cada año que reporta, los cuales deberán estar con el informe de auditoría y con sus notas. Sin embargo, la capacidad financiera y organizacional del proponente (casa Matriz) se determinará en atención a los estados financieros individuales.

b. En ningún caso son admisibles los estados financieros de la sucursal de la sociedad extranjera establecida en Colombia.
c. Todos los documentos emitidos en el extranjero deberán presentarse con la traducción oficial al español cuando a ello haya lugar.

¿La información financiera de los años anteriores de que tratan los Decretos 399 y 579 de 2021 debe ser coherente con lo reportado en el Registro M...

Si, los proponentes con matrícula en el Registro Mercantil o inscripción en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro - ESAL deben verificar que la información financiera de los años anteriores corresponda con lo reportado en estos registros.

Who must register for the Unified Offeror Registry?

In accordance with Law 1150 of 2007 all natural or legal persons, national or foreign, domiciled or with a branch office in Colombia, that aspire to enter into contracts with government entities, shall be registered in the Unified Offeror Registry of the Single Enterprise Registry of the chamber of commerce that has jurisdiction in their main domicile. 

What is the Unified Offeror Registry (RUP)?

It is a legally created registration maintained by the chambers of commerce, in which natural or legal persons, both domestic and foreign, with a branch office in Colombia, wishing to sign agreements with government institutions to perform works, provide assets or services, except for the exceptions expressly established by law. This listing includes all information related to the proponent's experience, legal, financial and organizational standing and classification.

How do individuals who are not required to keep accounting records prove financial and organizational capacity?

Individuals who are not required to keep accounting records (practice of liberal professions, employees, non-merchants, among others) prove financial and organizational capacity by means of a certification signed by the accountant and the offeror, in which they disclose in detail each of the financial items that make up the indicators ( See certification model 2 ).

However, if the individual who is not required to keep accounting records chooses to submit financial statements, they must be prepared and presented according to the IFRS in accordance with the group in which they are classified, as laid down in Law 1314/2009 and Decree 2420/2015.

What decree or law regulates the Unified Offeror Registry?

Law 1150 of 2007, Decree 19 of 2012 and Decree 1082 of 2015, regulated them in terms of the functions that the chambers of commerce should exercise and the procedure for registrations, renewals and updates. 

How do individuals and companies who are required to keep accounting records prove financial and organizational capacity?

Law 1314/2009, which establishes the convergence of the accounting, financial reporting and assurance standards with globally accepted international standards, applies to all individuals and companies required to keep accounting records.

In this respect, all individuals and companies required to keep accounting records must prove their financial and organizational capacity, by submitting their financial statements for the last fiscal year, prepared and presented according to the International Financial Reporting Standards (IFRS), in accordance with the technical regulatory frameworks laid down in Decree 2420/2015 by the Colombian government.

In compliance with the IFRS group in which they are classified, they must provide the full set of corresponding financial statements:

• Group 1: Year-end statement of financial position, year-end profit and loss statement, year-end statement of changes in equity, year-end cash flow statement, notes to the financial statements;
• Group 2: Statement of financial position, a profit and loss statement, statement of changes in equity, cash flow statement and notes to the financial statements;
• Group 3: Statement of financial position, a profit and loss statement and notes to the financial statements. Micro-companies are classified in Group 3 and are exempt from providing the statement of changes in equity and the cash flow statement.

Note: the financial information included in the RUES - ANNEX 2 (RUP) form must match the information recorded in the financial statements provided, and must be consistent with the information reported in the mercantile register and the ESALES registry, in the case that the offeror is registered therein.

What is the term for renewing the inscription?

In article 2.2.1.1.1.5.1 of Decree 1082 of 2015, the period in which the proponents must submit their renewal is established (renewed as long as its registration is still valid); this is on or before the fifth working day of the month of April every year. Otherwise, the RUP ceases to have effect. Keep in mind that the consequence of losing effect will be the non-issuance of the RUP certificate.

What are the rates for the RUP?

The Decree on rates is 1074 of may 26, 2015. Learn about them  here .

What are the dates established by the law to register in the RUP?

A proponent that is not enrolled in the Unified Offeror Registry may register whenever it deems appropriate. To perform this procedure, the proponent can enter here to perform this online , or at any Chamber of Commerce of Bogotá  office , attaching the documents required in Decree 1082 of 2015.

When are the actions in the Unified Offeror Registry final?

In accordance with the dispositions set forth under Numeral 6.3 of Article 6 of Law 1150 of 2007, as amended by Article 221 of Decree 19 of January 10, 2012, which "sets the norms to delete or amend unnecessary existing regulations, procedures and proceedings in the public administration", the actions related to the Unified Offeror Registry (registration, update and renewal) shall be final after ten (10) workdays from the date following their posting in the Single Enterprise and Social Registry (RUES, in Spanish), as long as no recourse has been filed against such actions. At the CCB Saturdays are not considered to be workdays of any terms or time frames. 

What is the role of the chambers of commerce under the RUP?

Chambers of commerce have the role of documentary verification, as an impartial third-party. Its role is to receive and verify documentary information from all proponents. What the Chamber of Commerce of Bogotá certifies is full proof for government tenders and, barring legal exceptions, government entities cannot demand additional requirements.

How can I accredit experience with the RUP?

Experience in providing goods, works and services will be accredited based on the contracts executed directly by the proponent, or through consortia, temporary unions and companies, in which the proponent has or has had participation, for the latter, the document accrediting the existence and its members must be submitted. You may submit any of the following documents: 

A. A certificate issued by the third party that received the good, work or service stating: 

  • That the contract is executed.
  • The identification of the parties.
  • The amount for the contract expressed in standing monthly minimum wages (SMMLV) as of the date of termination.
  • The goods, works or services to which the experience corresponds.
  • Classification codes that identify the goods, works or services.
  • The contract's date of termination.

B. Only if the proponent cannot obtain the certification referred to in the previous paragraph can they provide the copy of the executed contract stating the aforementioned information, together with the written declaration signed by the legal representative of the proponent or the natural person proponent, stating the value of the contract as of the date of termination, expressed in current legal monthly minimum wages (SMMLV); the goods, works or services executed and the classification codes with which they are identified.

Legal persons, with less than three (3) years of incorporation, may accredit their experience based on that of their partners or shareholders, associates or constituents.

C. Contract liquidation minute signed by the contracting third party, along with a statement issued by the proponent, which will be construed as having been given under oath, certifying that the information contained in the liquidation minute is current and effective.

D. Purchase orders, service orders and irrevocable acceptance of offers, issued by the contracting third party that received the goods, works or services, identifying the value, object, termination date and parties under contract.

What steps must the proponent take for registration?

  • Complete the RUP form through our website.
  • Attach documentation that certifies the information provided on the form.
  • Pay the fees in accordance with the rates established by the National Government.

What steps must the proponent take for cancellation?

• Acquire the form on our website or ay any of the offices of the Chamber of Commerce of Bogotá.
• Mark cancellation on the form.
• Complete the general data of the proponent in the RUP form, i.e. numerals 1, 2 and 3, as appropriate in addition to signing it by the responsible party.
• No document submission is required, not even the declaration form of article 50 of Law 789 of 2002.
• This process has no cost.
• Visit the chamber of commerce of your domicile.

What documentation should the proponent submit?

Based on the proponent's status (natural or legal person), they must submit the documentation that supports the legal capacity, experience, financial capacity, organization and classification capacity. We encourage you to learn about the steps needed to register by simply clicking on  see more .

What is the UNSPSC code?

The United Nations Standard Products and Services Code is a uniform methodology for encoding used to classify products and services. 

How is the UNSPSC code constructed?

It is a structured, eight-digit, hierarchical coding as follows: segment, family, class and product. Each code consists of two digits.

Example:

Soft wood - Code: 11121604
Segment: 11 - Mineral, textile and non-edible vegetable and animal material
Family: 12 - Non-edible plant and forestry products
Class: 16 - Wood
Product: 04 - Soft wood
* The Chamber of Commerce of Bogotá will only certify the code up to the third level (Class).

What actions are free of charge?

Proceedings involving the cancellation and transfer of domicile in the RUP. 

Will the Chamber of Commerce of Bogotá certify the eight digits of the UNSPSC Code?

No, only the first six digits of the third level that includes: segment, family and class, in accordance with what is set forth in article 2.2.1.1.1.5.2 of Decree 1082 of 2015.

How can I identify a good or service in the UNSPSC code?

According to the logical structure of the classifier, it must take into account the following:

a. For goods: for segments 10 to 15 (Raw materials), segments 20 to 27 (Industrial equipment), segments 30 to 41 (Components and supplies), 42 to 60 segments (End-use product) and segment 95 (Land, buildings, structures and roads).

b. For services: for segments 70 to 94 (Services).

What is the definition in the code for segment, family, class and product?

Segment: a logical aggregate of families for analytical purposes.
Family: a group of interrelated categories of products.
Class: a group of products that share common characteristics.
Product: a group of products or services.

What should the financial statements appendices contain?

In accordance with numeral 2.3 of article 2.2.1.1.1.5.2 of the Decree 1082 of 2015 and numeral 4.2.1 of the Single Circular Letter of the Superintendence of Industry and Commerce, the content of these appendices is:

1) Main accounts detail from the balance sheet

2) Main accounts of the statement of profits and losses

3) Contingent debtor and creditor accounts.

The financial statements provided during registration or renewal of the RUP must comply with the norms governing the matter. It is necessary to review Law 1314 of 2009 as well as Decree 2420 of 2015, along with their modifications, changes or supplements. Furthermore, it is necessary to attach the professional license and the certificate of effective term for the professional license issued by the Central Accountant's Board (valid and current) of the accountant or statutory auditor, as applicable.

Note: Legal persons subject to inspection, oversight and control by the Superintendence of Companies must provide a copy of the additional documents required by said Superintendence.

Is there any help or guidance so the proponent can determine their new classifications?

On our web page www.ccb.org.co  you will find the tool to check the codes according to the Classification of Goods and Services of the United Nations, where you can search for the code corresponding to the asset, work or service that you will be offering State institutions in public procurement and contracting processes. 

Is there a limit to the number of contracts to be reported by the proponent with public or private entities?

There is no limit on the number of contracts to report. However, only the contracts that have been executed may be reported.

Who signs the registration, renewal, update or modification and cancellation form in the Unified Offeror Registry of the foreign company?

In accordance with what is set forth in the standard, foreign companies may be represented by the branch agent or representatives or a third party, and they will be those who may sign the registration, renewal, update form, certifying their status with the appropriate document. In the case of the legal representative's powers, said representative must at least have the legal representation of the headquarters.

What should the financial statements contain?

The basic financial statements (under Law 1314 of 2009, Decree 2420 of 2015), must include:

1. Statement of Financial Position
2. Profits and loss statement
3. Statement of Changes in Equity
4. Cash Flow Statement
5. The financial statements must include their corresponding notes, which are considered to be a integral part of all financial statements, facilitating their understanding and usefulness.

Micro-companies are exempt from including the Statement of Changes in Equity and the Cashflow Statement.

Please keep in mind: According to the regulatory technical framework for the preparation and presentation of Financial Statements under the International Financial Reporting Standards (IFRS), the notes to the financial statements must include the technical framework used for their preparation or the Group in which they have been classified for presentation purposes.

Note: The financial information included in the RUES - ANNEX 2 (RUP) form must match that which has been recorded in the financial statements provided, and must be coherent with the one reported in the Merchant's Registrar, if properly registered into the Merchant's Registrar or reported in the ESALs registrar.

What verifications will the CCB do to the submitted documentation?

The CCB compares the data included in the form and the documentation provided by the proponent. Likewise, the CCB verifies the proper application of the criteria set out in Decree 1082 of 2015.

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