Todo sobre la implementación de la factura electrónica

¿Qué es la factura electrónica?

Es un documento soporte contable que justifica o avala una transacción de un bien o servicio. 

¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

De acuerdo con la Resolución 020 de marzo de 2019, se establece que los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición son:

  • Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
  • Los responsables del impuesto nacional al consumo (ICA).
  • Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de una actividad agrícola o ganadera, con excepción de los no obligados a expedir factura o documento equivalente.
  • Las personas que de manera voluntaria opten por expedir factura electrónica.
  • Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación (Simple).

¿Qué debe tener en cuenta antes de iniciar?

Actualiza el RUT aquí con la información del representante legal de la empresa o del contribuyente persona natural, especialmente el correo electrónico.

  • Dispón de un software de facturación electrónica (servicio facturación gratuita DIAN, proveedor tecnológico o desarrollo propio).
  • Dispón de un certificado digital de firma (puede adquirirse con las entidades autorizadas por la ONAC. Si eres usuario del servicio facturación gratuita DIAN lo puedes solicitar sin costo).
  • Cuenta con un dispositivo móvil con acceso a Internet.

PASOS

1. Ingresa a la página web www.dian.gov.co y en la opción "temas de interés", "factura electrónica", seleccione "habilitación". Puedes acceder como empresa o persona. Luego de digitar la información correspondiente, te llegará un correo electrónico de la DIAN a la dirección de correo electrónico del representante legal o contribuyente persona natural registrado en el RUT. https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login

2. Al ingresar a la plataforma, el sistema te solicita que formalices el registro, posteriormente debes registrar el "Modo de operación" lo que significa que informes con qué software vas a facturar electrónicamente.

  • Servicio "Facturación Gratuita DIAN": es un software dispuesto para quienes lo quieran utilizar para emitir facturas, notas débito, crédito electrónicas de forma ilimitadas. Permite recibir facturas de sus proveedores. Se puede utilizar incluso desde un dispositivo móvil con acceso a Internet.
  • Proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. Consulte aquí el listado.

Software propio de facturación electrónica a la medida de tus necesidades. Consulte la "Caja de herramientas" con la información técnica requerida para el desarrollo del software de facturación electrónica.

3. Realiza pruebas del software para habilitarte.

4. Luego de registrarte, cuando selecciones el "Modo de operación" el sistema genera los rangos de numeración de 4. prueba. Con los rangos elaboras y envías las facturas electrónicas de prueba a la DIAN, hasta obtener el estado de habilitado. 

  • Con operador tecnológico o desarrollo propio se deben generar 8 facturas de prueba, 1 nota débito y 1 nota crédito
  • Con el servicio gratuito de la DIAN debes generar 2 facturas de prueba 1 nota débito y 1 nota crédito

Ya estás habilitado, ¿y ahora?…

  1. Una vez realices las pruebas de manera exitosa, se requiere que ingreses al sistema de "Habilitación", al ingresar aparece una ventana que solicita la fecha de inicio de producción que será la fecha en la que se actualiza el RUT automáticamente.
  2. Luego solicitas la "Autorización de numeración de facturación" para la modalidad de Factura electrónica y Talonario de contingencia de factura electrónica, ingresando al sistema MUISCA con tu usuario y clave.

Luego de obtener los rangos de numeración 

  1. Asocias únicamente los rangos de Factura Electrónica en el portal de "Facturación electrónica" a través de la opción "Asociar prefijos", ingresando con el siguiente enlace: https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/Login

¡Ahora factura electrónicamente!

BENEFICIOS

  1. Ahorro del 84 % en los costos de generación de facturación tradicional teniendo en cuenta que, según las necesidades de cada empresa, en promedio cada factura cuesta 500 pesos.
  2. Aumenta la eficiencia de un 60 %, ya que los tiempos de entrega tienen una mejora del 200 %, pasando de días a minutos. Además, el hecho de tener disponibilidad de la información a un solo clic y sin desplazamientos, optimiza en gran medida este tipo de procesos.
  3. Introduce mucho más al país y a las empresas en el concepto global de la era digital, convirtiendo a las compañías en organizaciones mucho más eficientes, ambientalmente sostenibles y sustentables. Todo lo anterior sumado a las ventajas específicas que aporta la sistematización de este proceso.
  4. Aporta a la transparencia y a la disminución de la brecha de evasión gracias a que permite la constante revisión de las transacciones, el modelo utilizado es con validación previa de la autoridad fiscal, en este caso, la DIAN.
  5. Elimina y minimiza errores en los documentos, lo cual permite que las cobranzas y la conciliación de pagos sea menos demorado de hacer y evita que las compañías pierdan dinero en estos procesos.
  6. Se reducen costos de sostener espacios para el archivo físico de factura y de personas encargadas de cuidar y administrar estos documentos.
  7. Elimina las barreras de comunicación y entendimiento empresarial al unificar el idioma, lo cual permite que haya un lenguaje común en el intercambio de documentos.

Tomado del diario portafolio: https://www.portafolio.co/negocios/empresas/beneficios-de-la-facturacion-electronica-en-colombia-529686

Para mayor información sobre la facturación electrónica consulte la página web de la DIAN https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Paginas/inicio.aspx

FACTORING

El factoring es un contrato que se puede realizar con diferentes organismos mediante el cual una empresa entrega las facturas que ha emitido y a cambio obtiene, de manera inmediata, el dinero.

El factoring es una opción que existe en el mercado de financiamiento. Por lo general es usada por pequeñas y medianas empresas, y consiste en un contrato mediante el cual una empresa traspasa el servicio de cobranza futura de los créditos y facturas existentes a su favor y a cambio obtiene, de manera inmediata, el dinero a que esas operaciones se refiere, aunque con un descuento.

Por ejemplo, si la Empresa XYX ha hecho una venta y por ello tiene una factura para ser cancelada a 60 días por un valor de 1 millón de pesos, mediante el contrato respectivo se la entrega a la empresa de factoring o banco, la que le entrega de inmediato un monto de dinero equivalente al 90 % de la factura.

Cuando se cumpla el plazo de 60 días, la empresa de factoring o banco cobrará la factura original al cliente quien le pagará directamente y no a la Empresa XYX que le dio la factura, y obtendrá el monto total, por lo que la diferencia constituirá su ganancia.

Tipos de factoring
  • Factoring sin recurso: cuando la entidad financiera es quien asume el riesgo de impago del deudor. Es la modalidad más normal.
  • Factoring con recurso: la empresa que contrata el factoring responderá del riesgo de insolvencia del deudor.
  • Factoring con notificación: la entidad financiera notifica al deudor que ha cedido la factura. A partir de ese momento, este queda obligado a pagar a la entidad según los términos acordados.
  • Factoring sin notificación: el deudor, al no tener constancia de la cesión de la factura, pagará a la empresa.
  • Factoring de Agencia: con independencia de la modalidad que se elija de las anteriores, la empresa cedente puede ser nombrada agente de cobro por parte de la entidad. De esta forma, la propia empresa realiza el cobro de los créditos cedidos y está obligada a remitir a la entidad financiera los fondos que vaya recibiendo de sus deudores incluidos en el contrato de factoring.

Fuente: https://www.bbva.com/es/factoring-elegirlo-financiar-empresa/

Algunas opciones de factoring en el mercado:
• Bancóldex con su producto Liquidex https://www.bancoldex.com/soluciones-financieras/liquidex-164   

• Factoring Grupo Bancolombia https://factoring.grupobancolombia.com/wps/portal/factoring 
• Mesfix https://www.mesfix.com/ 
• Grupo Factoring de Occidente http://www.gfo.com.co/ 
• BBVA https://www.factoring.bbva.com.co/ 

Es importante tener en cuenta las recomendaciones que hace la DIAN para poder realizar factoring.

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