Lista de chequeo persona jurídica matriculada

Documentos Persona Jurídica (Matriculada o inscrita en la CCB)

Capacidad jurídica
  • Certificado de pago de aportes parafiscales, suscrito por el representante legal del proponente o su revisor fiscal si está obligado a tenerlo (cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002).
  • Copia del RUT.
  • Certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal si está obligado a tenerlo o el contador, relativa al tamaño empresarial (gran, mediana, pequeña o microempresa) de acuerdo con la definición legal y reglamentaria.  Descargue el Modelo nro. 1 que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.
Declaración de grupo empresarial y situación de control
  • Si el proponente es parte de un grupo empresarial y/o situación de control deberá aportar una certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, en la que conste la identificación de los miembros del grupo empresarial, la situación de control, los controlantes y controlados.
  • Si el proponente NO es parte de un grupo empresarial y/o situación de control deberá aportar una certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, en la que conste que no hace parte de un grupo empresarial, no ejerce control sobre otras sociedades y no hay situación de control sobre el interesado. 
    Descargue el Modelo nro. 3 que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.

“La información sobre la pertenencia o no a grupo empresarial y/o situación de control, debe ser coherente con lo reportado en el Registro Mercantil.

Experiencia

Acreditará la experiencia en la provisión de bienes, obras y servicios con base en los contratos ejecutados directamente celebrados por el proponente o a través de consorcios, uniones temporales o sociedades en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación. Podrá presentar cualquiera de los siguientes documentos:

A. Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio en donde conste:

  • Que el contrato se encuentra ejecutado.
  • Identificación de las partes.
  • Valor del contrato expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) a la fecha de terminación.
  • Bienes, obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia.
  • Códigos de clasificación que identifican los bienes, obras o servicios.
  • Fecha de terminación del contrato.
    Descargue el Modelo nro. 6 que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.

Si en la certificación no se indican los códigos UNSPSC debe presentar una declaración suscrita por el representante legal del proponente, en donde señale dichos códigos.
Descargue el Modelo nro. 6A que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.

B. Solo si el proponente no puede obtener la certificación mencionada en el literal anterior podrá aportar la copia del contrato ejecutado en el que conste:

La información antes señalada en cuanto a los requisitos de todo contrato, junto con una declaración escrita suscrita por el representante legal donde conste el nombre de las partes del contrato, valor del contrato a la fecha de terminación, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV); los bienes, obras o servicios ejecutados y los códigos de clasificación con los cuales se identifican. Descargue el Modelo nro. 6B que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.

Las personas jurídicas, con menos de tres (3) años de constituidas, podrán acreditar su experiencia con base en la de sus socios o accionistas, asociados o constituyentes.

Si el contrato fue ejecutado por el proponente como miembro de un consorcio o unión temporal (UT) y en la certificación, acta de liquidación o en la copia del contrato no se indica quienes lo conformaban y el porcentaje de participación, debe aportar copia del documento de conformación del consorcio o UT.

C. Acta de liquidación del contrato suscrita por el tercero contratante acompañada de una declaración expedida por el proponente, que se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, en la que certifique que le consta que la información del acta de liquidación está en firme.  Descargue el Modelo nro. 6C que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.

Órdenes de compra, ordenes de servicio y aceptación de ofertas irrevocables, expedidas por el tercero contratante que recibió los bienes, obras o servicios en los que se identifique el valor, objeto, fecha de terminación y las partes contratantes.

Capacidad financiera y organizacional

A. Las personas jurídicas deben adjuntar los estados financieros cumpliendo con el marco técnico de las normas internacionales – NIIF, con fecha de corte 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, suscritos por el representante legal, debidamente certificados y auditados por el contador o auditor o revisor fiscal según corresponda.”

Tenga en cuenta:

  • Si el proponente persona jurídica no tiene antigüedad suficiente para presentar estados financieros, con corte al 31 de diciembre, deberá inscribirse con estados financieros de corte trimestral o con estados financieros iniciales.
  • Cuando la persona jurídica proponente pertenezca a un grupo empresarial y por ley deba preparar y difundir estados financieros consolidados, los aportará y deberán estar auditados con sus notas. Sin embargo, la capacidad financiera y organizacional del proponente se determinará en atención a los estados financieros individuales.
  • Las personas jurídicas sometidas a inspección, vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades deberán presentar copia de los documentos adicionales exigidos por esta Superintendencia.
  • En el evento en el que las partidas contables sean distintas a las exigidas en el Decreto 1082 de 2015 , deberá anexar adicionalmente certificación suscrita por el contador o por el auditor o por el revisor fiscal según el caso, en la que se establezca las equivalencias de las distintas cuentas.  Descargue el Modelo nro. 2C que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.
  • Los estados financieros deben contener:
    - Estado de Situación Financiera
    - Estado de resultados
    - Estado de cambios en el patrimonio.
    - Estado de flujos de efectivo.

Los estados financieros deben estar acompañados de sus respectivas notas que son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros, facilitando su comprensión y utilidad. Se exceptúan de presentar estado de cambios en el patrimonio y estado de flujos de efectivo aquellos que hayan implementado la normatividad de las NIIF en el grupo 3.

  • Los estados financieros aportados al RUP deberán cumplir con los requisitos exigidos por las normas contables para su preparación y presentación.

B. Copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal o del contador según el caso.

C. Certificado vigente de la Junta Central de Contadores del revisor fiscal o del contador según el caso.

D. Certificación en la que se indique de manera inequívoca los gastos de intereses reportados en el formulario, de acuerdo con  el concepto del Consejo Técnico de la Contaduría Pública No. 2017-261 del 21 de marzo de 2017. Junto con los estados financieros debidamente auditados y certificados con sus notas, debe anexar documento que contenga Principales cuentas detalladas del balance general (Situación financiera), principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias (Estado de resultados) y Cuentas contingentes deudoras y acreedoras.
Este documento debe ser expedido por el representante legal y el revisor fiscal si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador.  Descargue el Modelo nro. 2A que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual

Nota: La información financiera incluida en el formulario RUES debe ser coherente con la contenida en los estados financieros y con lo reportado en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro. Así mismo, debe presentar la información financiera bajo las normas internacionales NIIF.

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