Lista de chequeo Sociedad Extranjera

Capacidad jurídica

Copia del RUT. Cuando la persona jurídica extranjera no tenga número de identificación tributaria podrá inscribirse con el NIT de su sucursal.
Certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal si está obligado a tenerlo o el contador, relativa al tamaño empresarial (gran, mediana, pequeña o microempresa) de acuerdo con la definición legal y reglamentaria.
• Para acreditar la existencia y representación legal de la sociedad extranjera debe aportar el documento donde conste la misma emitida en el país de origen. Para el caso de las facultades del representante legal, este debe contar como mínimo con la representación legal de la casa matriz.

El documento para acreditar la personería jurídica deberá incluir como mínimo los siguientes datos:
- Nombre o razón social completa del proponente.
- Tipo, número y fecha del documento de constitución o creación.
- Fecha y clase de documento por el cual se reconoce la personería jurídica.
- Duración.
 
Cuando en el documento aportado que acredita la existencia y representación legal de la persona jurídica no cuente con toda la información requerida, podrán adjuntar una certificación del representante legal de la sociedad extranjera o en su defecto del mandatario de la sucursal en Colombia con los datos que faltan.

Las sociedades extranjeras pueden estar representadas por el mandatario y/o representante legal de su sucursal o por un tercero (caso en el cual debe ser abogado).

Declaración de grupo empresarial y situación de control

• Si el proponente es parte de un grupo empresarial y/o situación de control deberá aportar una certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, en la que conste la identificación de los miembros del grupo empresarial, la situación de control, los controlantes y controlados.
• Si el proponente NO es parte de un grupo empresarial y/o situación de control deberá aportar una certificación expedida por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador, en la que conste que no hace parte de un grupo empresarial, no ejerce control sobre otras sociedades y no hay situación de control sobre el interesado.
Descargue el Modelo nro. 3 que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.

Experiencia

Acreditará la experiencia en la provisión de bienes, obras y servicios con base en los contratos ejecutados directamente celebrados por el proponente o a través de consorcios, uniones temporales y sociedades, en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación. Podrá presentar cualquiera de los siguientes documentos:

A. Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio en donde conste:
- Que el contrato se encuentra ejecutado.
- Identificación de las partes.
- Valor del contrato expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) a la fecha de terminación.
- Bienes, obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia.
- Códigos de clasificación que identifican los bienes, obras o servicios.
- Fecha de terminación del contrato.
Descargue el Modelo nro. 6 que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.

- Si en la certificación no se indican los códigos UNSPSC debe presentar una declaración suscrita por el representante legal del proponente, en donde señale dichos códigos:  Descargue el Modelo nro. 6A que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.

B. Solo si el proponente no puede obtener la certificación mencionada en el literal anterior podrá aportar la copia del contrato ejecutado en el que conste la información antes señalada, junto con la declaración escrita suscrita por el representante legal donde conste el valor del contrato a la fecha de terminación, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV); los bienes, obras o servicios ejecutados y los códigos de clasificación con los cuales se identifican.  Descargue el Modelo nro. 6B que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.

Las personas jurídicas, con menos de tres (3) años de constituidas, podrán acreditar su experiencia con base en la de sus socios o accionistas, asociados o constituyentes.

Órdenes de compra, ordenes de servicio y aceptación de ofertas irrevocables, expedidas por el tercero contratante que recibió los bienes, obras o servicios en los que se identifique el valor, objeto, fecha de terminación y las partes contratantes.

C. Acta de liquidación del contrato suscrita por el tercero contratante acompañada de una declaración expedida por el proponente, que se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, en la que certifique que le consta que la información del acta de liquidación está en firme.  Descargue el Modelo nro. 6C que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.

Si el contrato fue ejecutado por el proponente como miembro de un consorcio o unión temporal (UT) y en la certificación, acta de liquidación o en la copia del contrato no se indica quienes lo conformaban y el porcentaje de participación, debe aportar copia del documento de conformación del consorcio o UT.

  • Los documentos públicos expedidos en el extranjero deben presentarse apostillados o legalizados según el caso.
  • Los documentos suscritos en idioma diferente al español, deberán acompañarse de traducción realizada por un traductor oficial.
  • Si el soporte del contrato presenta el valor en moneda diferente al peso colombiano, debe presentar certificación suscrita por el proponente en la que realice la conversión con la TRM de la fecha de terminación del mismo.
Capacidad financiera y organizacional

A. Los proponentes sociedades extranjeras deberán aportar los estados financieros, definitivos, certificados y auditados de la casa matriz, cuya fecha de corte será la que corresponda a la del cierre fiscal del país de origen, junto con sus notas y traducidos al idioma español cuando a ello haya lugar.

En este caso, deberá aportar en documento anexo, la conversión a pesos colombianos de los estados financieros del proponente (Casa matriz). En esta conversión deben constar con claridad las cuentas requeridas por el Decreto 1082 de 2015 , para la capacidad financiera y organizacional.

Tenga en cuenta:

- Si el proponente persona jurídica (Casa matriz) no tiene antigüedad suficiente para presentar estados financieros, con corte al 31 de diciembre, deberá inscribirse con estados financieros de corte trimestral o con estados financieros de apertura.
- Cuando la persona jurídica (Casa matriz) pertenezca a un grupo empresarial y por ley deba preparar y difundir estados financieros consolidados, los aportará para su inscripción en el RUP, los cuales deberán estar auditados y con sus notas. Sin embargo, la capacidad financiera y organizacional del proponente (Casa Matriz) se determinará en atención a los estados financieros individuales.
- En el evento en que de los estados financieros presentados y su respectiva conversión no puedan determinarse los indicadores previstos en el Decreto 1082 de 2015 , deberá anexar adicionalmente certificación suscrita por el contador o por el auditor o por el revisor fiscal según el caso, en la que se establezca las equivalencias de las distintas cuentas.
- Las personas jurídicas sometidas a inspección, vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades deberán allegar copia de los documentos adicionales exigidos por esta Superintendencia.
- Para aquellos proponentes (Casa matriz) que terminan su año contable, en una fecha distinta al 31 de diciembre, deben actualizar la información financiera en la fecha correspondiente; sin perjuicio de la obligación de renovar el RUP de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015 .
- Los estados financieros aportados al RUP deberán cumplir con los requisitos exigidos por las normas contables para su preparación y presentación. Igualmente, deberá acompañarse la conversión a pesos colombianos.
- En ningún caso son admisibles los estados financieros de la sucursal de la sociedad extranjera establecida en Colombia. Todos los documentos emitidos en el extranjero deberán presentarse con la traducción oficial al español cuando a ello haya lugar.
- Cuando de acuerdo con las normas aplicables aprueben los estados financieros auditados con corte a 31 de diciembre en una fecha posterior al quinto día hábil del mes de abril, puede presentar sus estados financieros a 31 de diciembre, suscritos por el representante legal junto con un preinforme de auditoría que cuente con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.1.1.1.6.4 del Decreto 1082 de 2015 .

B. Copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal o del contador según el caso.

C. Certificado vigente de la Junta Central de Contadores del revisor fiscal o del contador según el caso.

D. Anexo financiero: junto con los estados financieros debidamente auditados y certificados con sus notas, debe anexar documento que contenga las principales cuentas detalladas del balance general (Situación financiera), principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias (Estado de resultados) y cuentas contingentes deudoras y acreedoras. Este documento debe ser expedido por el representante legal y el revisor fiscal, si la persona jurídica está obligada a tenerlo, o el auditor o contador.  Descargue el Modelo nro. 2A

De conformidad con el numeral 4.2.1. de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.

E. Certificación suscrita por el representante legal del proponente o contador o revisor fiscal o auditor en la que se indique la fecha del cierre fiscal de los estados financieros en el país de origenDescargue el Modelo nro. 7 que podrá descargar pre-diligenciado al finalizar el diligenciamiento del formulario virtual.

Clasificaciones

En el formulario debe ingresar los códigos UNSPSC que identifiquen los bienes, obras y servicios que ofrecerá de a las entidades estatales.

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