Programa tutor "Gestión documental y archivo"

Programa Tutor

Tutor en Gestión Documental, es el programa mediante el cual se orienta al empresario para que él mismo, o las personas encargadas del manejo y administración de documentos, definan los instrumentos y procedimientos que garanticen la organización del archivo de acuerdo con la Ley General de Archivos (Ley 594/2000) y la Resolución 8934/2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio.

En este programa, la empresa recibe una orientación, relacionada con los requisitos exigidos por la Resolución 8934/2014 en concordancia con la Ley 594/2000 del Archivo General de la Nación, que le permita realizar un diagnóstico inicial del archivo, e ir preparando a todos los colaboradores de la empresa acerca de los recursos, tiempo y disposición con que deben contar para obtener éxito en esta tarea.

El programa se desarrollará con el acompañamiento de un tutor que le asistirá en el proceso y le mostrará la forma apropiada de cumplir los objetivos del Programa Tutor.

Este programa le permite:

• Realizar la evaluación y diagnóstico inicial del archivo.
• Lograr que a través del acompañamiento del Tutor, las personas encargadas de la administración y manejo documental, puedan planificar, elaborar, diseñar e implementar:
 El Cuadro de clasificación documental
 Las Tablas de retención documental
 El Manual interno de archivo.
 El Programa de gestión documental
• Adquirir fundamentos para que las personas encargadas del manejo de archivo, capaciten a todos los funcionarios, en cuanto a la aplicación de las tablas de retención documental, las transferencias y el flujo de documentos en cada etapa del ciclo vital.
• Convertir la administración documental de su empresa en un proceso estratégico para que los flujos de trabajo administrativo mejoren visiblemente.
• Planificar con la orientación del tutor la organización del archivo, apoyados en los instrumentos creados para cada caso.
• Definir políticas y objetivos en el PGD.

Tutor en Gestión Documental ha sido creado para orientar al empresario o las personas encargadas del manejo y administración de archivo, para que logren definir, planificar, elaborar e implementar los instrumentos archivísticos necesarios para dar cumplimiento a la Resolución 8934/2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio en concordancia con la Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

Metodología

• El programa se inicia con un taller de diagnóstico e inducción al proceso al que asisten los propietarios y funcionarios de la empresa.

• Se asigna un tutor especializado en gestión documental y archivo, quien lo acompañará durante 10 horas de trabajo en su empresa, quien le orientará durante el proceso de organización de su archivo.

• Se definen en conjunto con el tutor los objetivos de intervención y la mejor manera de lograrlos.

• Se coordinarán visitas con el tutor asignado (se recomienda que no pasen de 15 días), para orientar sobre la correcta aplicación de las herramientas metodológicas; una vez desarrolladas serán revisadas por el tutor.

• El programa se desarrolla en cuatro módulos, a través de los cuales se capacita, supervisa y verifica que los instrumentos archivísticos definidos y diseñados cumplan con los requisitos exigidos por el Archivo General de la Nación y por ende con la Res. 8934 de 2014, y puedan ser implementados en la empresa.

Contenido

ESQUEMA PROGRAMA TUTOR DOCUMENTAL Y ARCHIVO
 “Su archivo genera valor si es posible recuperarlo”

tutor documental y archivo

Desarrollo modular:                 

Id

Tema

Tutoría empresa

1

Clasificación documental

2.5

2

Tablas de retención documental

2.5

3

Transferencias

2.5

4

Programa de Gestión Documental

2.5

 

Total de horas

10

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