Programa especializado en Archivo y gestión documental

Programa especializado

Orientado a la gestión de la información como parte integral de los sistemas de la organización (considera las actualizaciones en la legislación).

Oferta de valor

La dirección y el control de la información de manera eficiente obra en la eficiencia administrativa que contribuye y conduce al logro de los objetivos organizacionales.

El gerenciamiento efectivo de las empresas se fundamenta en la determinación y aprovechamiento de la información que se requiere, tanto para realizar y registrar sus diferentes operaciones, como para tomar decisiones y encaminar los esfuerzos.

La documentación soporta a la información; en consecuencia, las empresas públicas y privadas necesitan implementar sistemas de gestión documental que les permitan a los ciudadanos, clientes y otras partes interesadas como autoridades, proveedores o representantes de la comunidad el acceso a los documentos de manera que se garantice autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad, así como el cumplimiento legal requerido para su correcta implementación.

Objetivo general

Conocer todos los elementos necesarios para la implementación de un sistema de gestión documental con orientaciones para la toma de las mejores decisiones según las necesidades particulares de cada organización.

Objetivos específicos

  • Comprender la normatividad legal, las normas técnicas y los conceptos aplicables para la implementación de un sistema de gestión documental
  • Orientar la toma de decisiones para la eficiente implementación de un sistema de gestión documental según las necesidades propias de las empresas
  • Conocer los requisitos para la implementación eficiente y eficaz de un software de gestión documental que apoye el mejoramiento continuo de la organización.

Dirigido a

Funcionarios de las diferentes áreas de toda la organización que tengan responsabilidades por el manejo de información empresarial o por apoyar el proceso documental.

Metodología

El curso se desarrolla a través de explicaciones breves sobre conceptos y técnicas, junto con la realización de ejercicios de aplicación práctica en la organización, abordando problemas específicos.

Contenido

Módulo 1. Introducción al tema y conceptos

1.1 Gestión documental
1.2 Legislación
1.3 Normas técnicas

Módulo 2. Procesos de la gestión documental

2.1. Planificación
2.2. Producción
2.3. Gestión y trámite
2.4. Organización
2.5. Transferencia
2.6. Disposición de los documentos
2.7. Preservación a largo plazo
2.8. Valoración
2.9. Automatización
2.10. Ejercicio para la identificación de los procesos documentales en su empresa.

Módulo 3. Herramientas de archivo solicitadas en la legislación

3.1. Cuadro de clasificación documental
3.2. Tabla de retención documental
3.3. Tabla de valoración documental
3.4. Inventario documental
3.5. Reglamento interno de archivo

Módulo 4. Programa de gestión documental

4.1. Implementación de un programa de gestión documental enfocado a procesos
4.2. Ejercicio de elaboración del programa

Módulo 5. Gestión electrónica

5.1. Gestión de documentos electrónicos
5.2. Software general de gestión documental

Conferencistas

Hugo Jairo Plazas Ruiz

Investigador, consultor y auditor internacional en desarrollo organizacional, certificación de sistemas de gestión y acreditación de organismos evaluadores de la conformidad. Ingeniero, U. Nacional. Especialista en Gerencia ambiental, U. Libre. Experto en el programa en administración y aseguramiento de la calidad, Icontec. Auditor líder ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 con trazabilidad RAB/QSA 2014. Auditor ISO/IEC 17025, SGS. Formación en Diseños de muestreo estadístico, U. Nacional. Evaluador líder ONAC. Especialidad en manejo y programación de sistemas de medición para control estadístico de calidad, Mitutoyo do Brasil. Validación y confirmación en métodos de medición para laboratorios de ensayo y clínicos ISO/IEC 17025:2005 e ISO 15189:2012 EMA.

Socio gerente de la empresa Metron Quality Consulting. Consultor, asesor y docente en implementación de sistemas de calidad, medio ambiente, salud ocupacional y seguridad industrial para empresas de manufactura y servicio. Vicepresidente de la Mesa Sectorial de Metrología, participante activo en los comités ISO 176 (Comité internacional que genera ISO 9000 y las normas relacionadas) e ISO 207 (Comité internacional que genera ISO 14000 y las normas relacionadas). Comité técnico 123 Maquinaria y equipo especial para la industria. Miembro del Comité Técnico de Generalidades en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Consejo Colombiano de Seguridad e Icontec. Miembro del Comité Técnico de Metrología, ICONTEC, 1998. Miembro del ISO TC 218 Terminología y otros recursos lingüísticos y de contenido. Secretario de INLAC Colombia.

Fabián Rodríguez García

Ingeniero de producción de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Especialista en Sistemas de gestión integrada de la calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales de la Fundación Universitaria Agraria de Colombia. Profesional vinculado a Metron Quality Consulting como asesor y docente en sistemas de gestión documental. Coordinador General de Gestión Documental, Secretaría Distrital de Gobierno. Desde 2012: administrador de la herramienta de gestión documental ORFEO. Coordinación en la elaboración de las tablas de retención documental para su presentación ante el Archivo Distrital de Bogotá. Seguimiento a la intervención de archivo y elaboración de las TRD en alcaldías locales y nivel central. Seguimiento a la administración y custodia del Archivo Central, así como a la coordinación de grupos de normalización y estandarización en la elaboración de las TRD y ajustes a procesos, procedimientos e instructivos; coordinación del Centro de Documentación e Información CDI (ventanilla única de radicación y distribución de comunicaciones internas y externas). Capacitaciones a nivel directivo a dependencias del nivel central, alcaldías locales del Distrito, Nuse, UPJ, Cárcel Distrital y Consejo de Justicia.

Asesora en la creación del programa de gestión documental y la virtualización y automatización de procesos misionales y de apoyo, mediante parametrización de software, Chilco Distribuidora de Gas y Energía SAS ESP. Asesor en Gestión documental y manejo de información, Diligent Ltda. Gerente Línea de Gestión Documental y Manejo de Información, Software & Algoritmos.

Jeimmy Sandra Rojas Malaver

Maestría en Ingeniería de Procesos, ingeniera de Producción y tecnóloga Industrial, con manejo y aplicación en Sistemas de Gestión de Calidad ISO 9001, Control Estadístico de la Calidad, Auditoría Interna, Gestión Ambiental, Gestión Documental y Salud Ocupacional, orientados en la optimización de procesos, capacitación de personal y mejoramiento continuo dentro de la industria. Experiencia en Coordinación de procesos administrativos y de personal. Actualmente en proceso de calificación como profesional externo de auditoría para SGC ISO 9001:2008.

Experiencia en el área de Gestión Documental y calidad en actividades tales como elaboración de tablas de retención documental, diseño del plan de gestión documental, diagnósticos documentales, capacitaciones en temas del área, seguimiento a los planes de gestión, de mejora, de norma técnica NTD-001:2011, caracterización de proceso y matriz de riesgos articulando el principio de mejora continua a los procesos documentales.

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