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Recomendaciones útiles en casa y oficina: COVID-19

Les invitamos a conocer consejos para prevenir el contagio del COVID 19 desde nuestras casas y oficinas; y a su vez, mantener la productividad de las empresas con el uso de nuevas tecnologías y cambios de hábitos. Conozca más.

img, noticia COVID

Para la Cámara de Comercio de Bogotá la salud de colaboradores, empresarios, ciudadanos y proveedores es una prioridad. Por eso, amplió herramientas como el teletrabajo, con lo cual ha reportado una productividad de 92 %; incrementó en sus sedes los horarios flexibles para disminuir riesgo en horas pico; y tiene a disposición los servicios virtuales para renovar la matrícula mercantil, así como servicios para el fortalecimiento de los negocios en www.ccb.org.co.

La entidad invita a los empresarios a aplicar medidas similares para en beneficio de la salud, y de la productividad de la ciudad-región.

Tips en casa y oficina

PREVENCIÓN

TIPS DE PREVENCIÓN EN CASA Y MÁS ALLÁ DE LA OFICINA

  • Lavar constantemente tus manos con agua y jabón.
  • Evitar saludar de mano y beso.
  • Al estornudar, cubrirse con la parte interna del codo.
  • Evitar el contacto de las manos con los ojos, boca y nariz.
  • Limpiar y desinfectar los objetos y las superficies que toca frecuentemente.
  • Mantener abiertas las ventanas
  • Evitar el contacto con personas enfermas.
  • Si identifica a un compañero con signos de gripe, sugiérale trabajar desde su casa.
  • Si tienes e hijos y tienen síntomas de gripa no los envíes al colegio
  • Evite asistir a eventos con alta afluencia de personas como conciertos, partidos de fútbol, cines, centros comerciales, entre otros.
  • Promueve en tu familia todos los hábitos de higiene recomendados.
  • Evite compartir información no verificada que genere alarma

FUNCIONAMIENTO

TIPS PREVENTIVOS PARA LA EMPRESA

  • Mantenga informados a sus empleados sobre las actualizaciones de las instituciones de salud pública y de los gobiernos.
  • Active los planes de contingencia y prevención de riesgos laborales que puede ocasionar la situación del COVID-19.
  • Implemente la modalidad del teletrabajo, que aumenta la productividad de los empleados y mejora su calidad de vida.
  • Dimensione el impacto que pueda provocar en las finanzas de su empresa. Así tendrá tiempo para reorientar los planes cuando sea necesario y crear estrategias de mercado para los próximos meses.

Ahora bien, es clave que desde nuestras oficinas tomemos esta época como una oportunidad para redefinir esquemas de trabajo, manejar efectivamente el tiempo, flexibilizar la jornada laboral de ser posible, aprovechar las nuevas tecnologías y ser creativos.

Prevención para mantener la productividad de nuestras empresas

FUNCIONAMIENTO

TIPS PREVENTIVOS PARA LA EMPRESA

  • Mantenga informados a sus empleados sobre las actualizaciones de las instituciones de salud pública y de los gobiernos.
  • Active los planes de contingencia y prevención de riesgos laborales que puede ocasionar la situación del COVID-19.
  • Implemente la modalidad del teletrabajo, que aumenta la productividad de los empleados y mejora su calidad de vida.
  • Dimensione el impacto que pueda provocar en las finanzas de su empresa. Así tendrá tiempo para reorientar los planes cuando sea necesario y crear estrategias de mercado para los próximos meses.

PRODUCTIVIDAD

DECÁLOGO PARA HACER TRABAJO EN CASA

1. Muchas de las actividades que realizan sus empleados se pueden desarrollar desde la casa entre ellas:

  • Formular y proponer políticas, proyectos, planes y programas
  • Coordinar proyectos
  • Realizar estudios e investigaciones
  • Identificar y establecer contactos
  • Efectuar seguimiento de proyectos
  • Asesorar

2. Cada empleado debe definir el espacio para el desarrollo de las actividades. Se debe programar una visita con la ARL para que ésta verifique las condiciones del lugar y realice las adecuaciones pertinentes para la comodidad y seguridad del empleado.

3. Defina con su equipo un esquema de seguimiento a las tareas que se van a desarrollar día a día y que van a permitir medir la productividad.

4. Establezca horarios y metas concretas con su equipo. La jornada laboral debe ser de ocho horas, al igual que si estuviera en la oficina.

5. Recuerde a su equipo realizar pausas activas, respetar las horas de las comidas y descanso.

6. Revise que el portátil de sus trabajadores tenga instalado el sistema de comunicación que su empresa ha definido para este fin. Esto le permitirá estar en contacto cuando se requiera.

7. Haga uso de las plataformas de comunicación para hacer reuniones virtuales gratuitas como Google Hangouts, Microsoft Teams o Skype empresarial.

8. Utilice herramientas para compartir y trabajar en línea como Google Drive y Sites, Microsoft Teams y Trello.

9. Para las reuniones recomiende a sus empleados utilizar un parlante que amplifique el sonido si la cantidad de personas que asisten así lo amerita.

10. Recomiende a sus empleados establecer reglas claras con su familia para realizar su trabajo de la manera más efectiva.

LOS CUATRO BENEFICIOS DEL TELETRABAJO

  • Calidad de vida: disminuye el estrés al desplazarse de un lugar a otro, mejora los lazos familiares.
  • Ahorro: reducción de costos en transporte o de gastos en combustible; tiempo y servicios públicos para su empresa
  • Salud: mejoras significativas en la alimentación al consumir productos preparados en sus casas.
  • Impacto ambiental: la opción del trabajo sin duda es la mejor opción para cuidar el planeta y reducir la huella de carbono.

TRABAJO FLEXIBLE

Con el propósito de disminuir el riesgo por exposición en horas pico, gran afluencia de personas en los sistemas de transporte y tener una menor concentración de los empleados en las oficinas, se puede establecer turnos de trabajo, con una hora de descanso así:

  • 6:00 a.m. a 3:00 p.m.
  • 7:00 a.m. a 4:00 p.m.
  • 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
  • 9:00 a.m. a 6:00 p.m.
  • 10:00 a.m. a 7:00 p.m.
Protocolo para reuniones

Lo primero que debes hacer es preguntarte si es estrictamente necesario realizar la reunión.

Si la respuesta es no, no la realices.

Si la respuesta es sí, planéala adecuadamente, prefiere siempre las reuniones virtuales, y evita las reuniones presenciales.

Antes de iniciar la reunión y al finalizarla invita a todos los participantes a lavarse las manos.

Recuerda: si presentas síntomas de gripe o enfermedades respiratorias y estás citado a la reunión, no asistas por ningún motivo. Informa esta condición en la invitación de la reunión y si durante ella detectas que alguna persona tiene síntomas de gripa, pídele que se retire.

Sigue estas recomendaciones:

  • Incluye máximo 10 participantes.
  • Define y garantiza los recursos necesarios.
  • Si la reunión es presencial asegura que el espacio permita una distancia de dos metros entre los participantes.
  • Si la reunión es virtual prueba la tecnología con anticipación.
  • Asegúrate de que las caras sean visibles. Las videoconferencias son más efectivas cuando las personas pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás.
  • Evita que la reunión supere los 20 minutos de duración.
  • Comparte previamente la información relevante.
  • Empieza puntual.
  • Recuerda el propósito y agenda.
  • Revisa los compromisos previos.
  • Define el moderador.
  • Mantén el objetivo, evita desviar la reunión a otros temas.
  • Controla el tiempo.
  • Facilita la comunicación, usa y promueve el lenguaje positivo.
  • Evita distractores como celulares, tablets, laptops, etc.
  • Resume las decisiones y las conclusiones.
  • Recuerda los compromisos y sus responsables.
  • Finaliza a tiempo.
  • Comparte el acta.
  • Haz seguimiento a los compromisos.
  • Convoca a la siguiente reunión, agradece y concluye el tema.
  • Recoge y deposita en la caneca los vasos que hayas utilizado.