Inscripción de libros electrónicos

Desde el pasado 17 de mayo de 2014 los comerciantes pueden registrar en la CCB sus libros electrónicos de comercio, conforme a lo dispuesto en el  Decreto 805 de 2013 .

Tenga en cuenta
Si inscribe sus libros electrónicamente, debe seguir realizándolo de la misma forma.

¿Cuáles son los libros que puede inscribir?

Únicamente los libros de comercio conforme al Artículo 175 del  Decreto 19 de 2012 y la Circular Única  de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Listado de libros electrónicos de Sociedades Comerciales

Sociedades por acciones: Anónimas, Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS) y Sociedades en Comandita por Acciones

  • Libro electrónico registro de accionistas
  • Libro electrónico actas de asamblea de accionistas

Sociedades de personas: Limitadas, en Comandita Simple y Colectivas

  • Libro electrónico de registro de socios
  • Libro electrónico de actas de junta de socios  

Listado de libros electrónicos de Entidades Sin Ánimo de Lucro

  • Libro electrónico registro de fundadores
  • Libro electrónico registro de asociados
  • Libro electrónico actas asamblea de fundadores
  • Libro electrónico actas consejo de fundadores
  • Libro electrónico actas asamblea de asociados
  • Libro electrónico registro de cooperados
  • Libro electrónico actas del máximo órgano social. (Únicamente cuando el libro que allega no se encuentra dentro de los anteriores). 

Pasos para realizar la inscripción

  1. Ingrese al servicio INSCRIPCIÓN DE LIBROS DE COMERCIO, el cual se encuentra en nuestra página web en la sección Trámites y Consultas y radique la solicitud, diligenciando los campos solicitados en el servicio.
  2. Su solicitud será estudiada y el resultado será informado al correo electrónico registrado en el servicio.
  3. Si procede la inscripción, ingrese nuevamente al aplicativo y realice el pago de los derechos de inscripción. Conozca las  Tarifas de los Registros Públicos 2016  

Tenga en cuenta
En caso de que el libro electrónico que se va a registrar sea la continuación de un libro físico, es necesario que junto con la solicitud presente el certificado del revisor fiscal o contador de la sociedad o de la entidad que acredite esta situación conforme a lo dispuesto en el Artículo 126 del  Decreto 2649 de 1993 .

Efectuada la inscripción del libro electrónico, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la Cámara de Comercio por el término de un (1) año, los archivos electrónicos que conforman los libros electrónicos inscritos.

Conformación de libros electrónicos

Si ya ha inscrito un libro electrónico puede solicitar la conformación del mismo, siguiendo estos pasos:

 

1. Diligencie la carta de solicitud conformación de libros electrónicos  y radíquela virtualmente diligenciando el formulario que se presenta a continuación. Esta solicitud debe estar firmada digital o electrónicamente por el representante legal de la sociedad o de la Entidad Sin Ánimo de Lucro.

2. Una vez sea autorizado el trámite, usted será notificado al correo electrónico y/o al número de teléfono indicado en su solicitud y registrado en la CCB para que se presente en la Sede Empresarial Salitre (Avenida El Dorado nro. 68D-35) con el archivo electrónico (en formato PDF y con un peso máximo de 20 MB) que conforma el libro electrónico inscrito.

El archivo debe estar firmado digital o electrónicamente por el representante legal o por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.

Este archivo debe venir almacenado en un CD, DVD o USB marcado con el número de Matrícula Mercantil de la sociedad o inscripción de la Entidad Sin Ánimo de Lucro.

3. Después de radicar el archivo electrónico y la solicitud de conformación, la CCB procederá a verificar el cumplimiento de los requisitos formales. Si cumple con los requisitos, el archivo electrónico será firmado digitalmente por la CCB y le será entregado en la Sede Empresarial Salitre, ocho horas hábiles después de haberse radicado la solicitud inicial.

Tenga en cuenta que el dispositivo de almacenamiento únicamente debe contener el (los) archivo (s) electrónicos que conforman el libro.

Recuerde:

  • Nombrar los archivos que adjunta con minúsculas, no deje espacios ni use caracteres especiales como los que ve dentro del paréntesis (*?¡¿’/&%$#”!;:,,).
  • El formato de solicitud de conformación se puede enviar en alguno de los siguientes tipos de archivos: .DOCX, .PDF y *.TIFF. (Nota: seleccione la opción 'Guardar archivo más pequeño' o 'Guardar para WEB', al momento de generar el archivo PDF)

Únicamente a través del siguiente formulario puede radicar la solicitud de conformación de libros electrónicos: