Trámites registrales

¿Qué es un trámite?

Se entiende por trámite el conjunto de pasos o la serie de acciones regulados por el Estado y llevados a cabo por los usuarios para obtener un determinado producto, garantizar la prestación adecuada de un servicio, el reconocimiento de un derecho, la regulación de una actividad de especial interés para la sociedad o, la debida ejecución y control de acciones propias de la función pública, con el propósito de facilitar el ejercicio de los derechos ciudadanos.

¿Qué es la legalización?

Legalizarse es aceptar las reglas que aseguran la convivencia y ajustar el comportamiento a esas reglas.

¿Qué es la matrícula mercantil?

Es el registro que deben hacer los comerciantes (personas naturales y jurídicas) y los establecimientos de comercio en las cámaras de comercio con jurisdicción en el lugar donde van a desarrollar su actividad y donde va a funcionar el establecimiento de comercio para dar cumplimiento a una de las obligaciones mercantiles dispuestas en el Código de Comercio .

¿Dónde debe matricularse?

El comerciante persona natural o jurídica, si es del caso, solicitará su matrícula en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde va a desarrollar su actividad mercantil.

¿Qué es una sociedad?

La sociedad es un contrato mediante el cual dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o en la actividad social.

¿Qué es un emprendedor?

Con este término se trata de identificar a los promotores empresariales, aquellas personas que efectivamente asumen el riesgo de crear su propia empresa. El diccionario señala este calificativo para definir a quienes tienen iniciativa y decisión para establecerse como empresarios y efectuar negocios.

¿Qué es una empresa?

Es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. La empresa puede ejecutar actividades de naturaleza industrial o productiva; comercial o de prestación de servicios.

¿Quiénes pueden constituir empresa?

Pueden constituir empresa las personas naturales y las personas jurídicas.

¿Qué es un empresario?

El empresario es quien se dedica a una actividad económica organizada para la producción, transformación, comercialización, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios, actividad que puede desarrollar a través de uno o más establecimientos de comercio.

¿Qué es un comerciante?

Es la persona natural o jurídica que ejerce, de manera continua, actos de comercio en forma habitual y profesional.

¿Qué es una persona natural?

Es todo individuo de la especie humana, cualquiera que sea su raza, sexo, estirpe o condición. Ahora bien, en términos empresariales, la persona natural es aquel individuo que al actuar en su propio nombre se ocupa de alguna o algunas actividades que la ley considera mercantiles. En tal caso, la totalidad de su patrimonio, que incluye el personal y el familiar, sirve como prenda de garantía por las obligaciones que adquiera en desarrollo de su actividad económica.

¿Qué diferencias hay entre una persona natural y una jurídica?

a. La persona natural sigue siendo la misma, simplemente adquiere la calidad de comerciante por desarrollar en forma profesional una actividad mercantil. La persona jurídica, una vez constituida, forma una persona diferente de las individuales que la conforman.

b. La persona natural actúa siempre con su nombre personal, aunque puede utilizar un nombre diferente al registrar el establecimiento de comercio. Como la persona jurídica es un ente diferente de los socios, tiene su propio nombre y debe actuar como tal, sin necesidad de identificar a las personas que la conforman.

c. La persona natural actúa por sí misma, mientras que la persona jurídica debe actuar a través de su representante legal para contraer obligaciones, así como para ejecutar los actos propios de los empresarios.

d. La persona natural se identifica con su número de cédula y la DIAN le asigna un NIT, que es el mismo número de cédula con un dígito adicional; la persona jurídica se identifica con el certificado de existencia y representación legal, y el NIT que le fije la DIAN.

e. La persona jurídica posee su propio patrimonio, el cual es diferente del patrimonio de los socios; por tanto, para el cumplimiento de las obligaciones primero se requiere a la sociedad, a fin de que responda y cumpla con su patrimonio y en su defecto a los socios. La persona natural responde con la totalidad de su patrimonio, que puede estar conformado con la totalidad de los bienes de la empresa, personales y de su familia.

¿Qué es un establecimiento de comercio?

El Código de Comercio define el establecimiento de comercio como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y, a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales (artículo 515 del  Código de Comercio ).

¿Cómo se realiza el cambio de nombre de un establecimiento de comercio?

Para el cambio de nombre de un establecimiento de comercio se debe diligenciar el formato (reg-f-027), el cual debe estar firmado por el representante legal o persona natural, presentar personalmente y pagar los derechos de inscripción del documento.

¿Cómo se realiza el cambio de propietario de un establecimiento de comercio?

Con el contrato de compraventa del establecimiento, el cual debe ser presentado personalmente ante el secretario de la Cámara o en reconocimiento ante notario por los que intervienen en el acto, es decir comprador y vendedor.

¿Qué es la enajenación del establecimiento de comercio?

Es un negocio jurídico por medio del cual se transfiere total o parcialmente la propiedad de un establecimiento de comercio.

¿Qué diferencia existe entre empresario y establecimiento de comercio?

El empresario es aquella persona natural o jurídica que se decide a realizar una actividad económica de manera organizada, en tanto que el establecimiento de comercio es el conjunto de bienes, es decir la herramienta que el mismo empresario destina para alcanzar los fines de sus negocios. Es importante tener en cuenta que un empresario puede o no tener establecimiento de comercio, dependiendo de sus necesidades.

¿Cómo se constituye una sociedad?

Para llevar a cabo la constitución de una sociedad se deberán tener en cuenta los siguientes pasos:

  • Llevar a cabo la elaboración del documento privado de constitución o la escritura pública ante notario. Según sea el caso, es importante tener en cuenta que con la  Ley 1014 de 2006  de fomento a la cultura del emprendimiento se estableció en el artículo 22 que las sociedades pueden constituirse por medio de documento privado siempre que cuenten con unos activos inferiores a 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) o cuando su planta de personal no supera los diez trabajadores.
  • Efectuar el registro de la sociedad en el Registro Único Tributario (RUT) administrado por la DIAN.
  • Obtener la matrícula mercantil en el registro de la CCB, por intermedio de cualquiera de las sedes.

¿Quiénes están obligados a registrarse?

Están obligados a registrarse en la Cámara de Comercio de Bogotá todas las personas naturales o jurídicas que desarrollen de manera habitual o profesional alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.

De igual forma, deberá inscribir el establecimiento de comercio en caso de contar con uno para el desarrollo de su actividad empresarial.

¿A qué sanción se hace acreedor quien ejerza el comercio sin estar escrito?

Quien ejerza profesionalmente el comercio sin estar inscrito en el registro mercantil, incurrirá en multa de hasta 17 salarios mínimos mensuales. Tal sanción será impuesta por la Superintendencia de Industria y Comercio.

¿Debe renovarse la matrícula mercantil?

La matrícula mercantil de los comerciantes y de sus establecimientos de comercio deberá renovarse anualmente entre el 1 de enero y el 31 de marzo.

¿Qué entidades sin ánimo de lucro deben registrarse en la Cámara de Comercio de Comercio de Bogotá?

• Asociaciones de padres de familia de cualquier grado.

• Asociaciones de instituciones educativas.

• Asociaciones sin ánimo de lucro o de economía solidaria formadas por padres de familia.

• Asociaciones agropecuarias y campesinas, nacionales y no nacionales; y asociaciones de segundo y de tercer grado.

• Corporaciones, asociaciones y fundaciones, creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.

• Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes de la propiedad horizontal regidas por: la Ley 182 de 1948 , la  Ley 16 de 1985 y la  Ley 675 de 2001 .

• Entidades ambientalistas.

• Cooperativas, federaciones y confederaciones, instituciones auxiliares del cooperativismo y precooperativas.

• Fondos de empleados.

• Asociaciones mutuales.

• Organizaciones populares de vivienda.

• Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas.

• Las demás entidades sin ánimo de lucro no sujetas a excepción.

¿Qué entidades sin ánimo de lucro no están sujetas a la matrícula mercantil?

•  Entidades privadas del sector salud cuando se dediquen a la atención de servicios de salud en los procesos de fomento, prevención, tratamiento y rehabilitación a la comunidad de que tratan: la 

Ley 100 de 1993 y la  Ley 10 de 1990 .

• Instituciones de educación superior.

• Instituciones de educación formal y no formal ( Ley 115 de 1994 ) y entidades reguladas por la  Ley 100 de 1993 por la cual se crea el sistema de seguridad social integral.

• Personas jurídicas sin ánimo de lucro que presten servicios de vigilancia privada.

• Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones, confederaciones y asociaciones de ministros.

• Cámaras de comercio reguladas por el Código de Comercio.

• Personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia, a través de sucursales. 

• Partidos y movimientos políticos.

• Sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y de derechos conexos de que trata la  Ley 44 de 1993 .

• Cabildos indígenas regulados por la  Ley 89 de 1890 .

• Cajas de compensación familiar reguladas por la  Ley 21 de 1982 .

• Organizaciones gremiales de pensionados de que trata la  Ley 43 de 1984 .

• Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas.

• Propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal -  Ley 675 de 2001 .

• Entidades que conforman el Sistema Nacional de Deporte, de niveles nacional, departamental y municipal.

• Instituciones de utilidad común que presten servicios de bienestar familiar.

• Juntas de acción comunal, juntas de vivienda comunitaria, federaciones y confederaciones -  Ley 537 de 1999 .

¿Qué es una profesión liberal?

El  Código de Comercio  en su artículo 20 hace una enumeración de alguno de los actos considerados como mercantiles y en el artículo 23 determina las actividades o actos que no son mercantiles. Esta última disposición establece que no se considera comercial “la prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales”. No obstante, el artículo en mención no define claramente cuándo se trata de una profesión liberal o no. Según el Diccionario de la Real Academia Española, profesiones liberales son aquellas actividades en las cuales predomina el ejercicio del intelecto, que han sido reconocidas por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilitación a través de un título académico.

En consecuencia, quien tenga como actividad exclusivamente la prestación de servicios inherentes a una profesión liberal, entendida como aquella en la cual predomina el ejercicio del intelecto, reconocida por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere la obtención de un título académico (ingeniero, médico, abogado, entre otros), no estará obligado a matricularse como comerciante en el Registro mercantil que lleva la Cámara de Comercio de Bogotá. Por el contrario, si además de su profesión se dedicara al ejercicio de actividades calificadas por la ley como mercantiles, deberá efectuar su matrícula mercantil como comerciante.

¿Qué es una actividad mercantil?

Se denomina actividad mercantil a la realizada por las personas que participan en el mercado para ofrecer bienes o servicios valorables en dinero con el ánimo de obtener ganancias o lucro.

¿Qué actos y operaciones son considerados como mercantiles?

Algunas de las actividades consideradas por el  Código de Comercio  en su artículo 20 como actividades mercantiles son las siguientes:

  • La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma y la enajenación de los mismos.
  • La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos, el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos y el subarriendo de los mismos.
  • El recibo de dinero a interés, con garantía o sin esta, para darlo en préstamo, y los préstamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés.
  • La adquisición o enajenación, a título oneroso de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos.
  • La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones.
  • Las operaciones bancarias, de bolsas o de martillos.
  • Las empresas de obras o construcciones, reparación, montajes, instalaciones u ornamentaciones. 
  • Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes.
  • Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.

¿Qué actos y operaciones no son mercantiles?

No son mercantiles:

  • La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la enajenación o de los mismos o los sobrantes.
  • La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de estas por su autor.
  • Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público.
  • Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores y ganaderos, siempre y cuando dicha transformación no constituya por sí misma una empresa.
  • La prestación de los servicios inherentes a las profesiones liberales.

¿Cómo efectuar el registro de la escritura y la matrícula de la sociedad?

  • Entrar a la página web: www.dian.gov.co, en la guía de servicios en línea, siga los pasos que allí indican.
  • Imprimir el formulario RUT que saldrá con la frase para trámite en Cámara que contiene el número del formulario (Casilla 4).
  • El representante legal de la empresa que va a obtener la matrícula mercantil debe presentar personalmente el formulario RUT. En caso de enviar a un tercero, este documento deberá tener reconocimiento notarial.
  • Tener el documento de constitución de la empresa (escritura pública o documento privado, según el caso). 
  • Adquirir en las sedes de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá o en la página web: http://www.ccb.org.co/, en la sección Trámites y Consultas, el formulario de registro único mercantil el cual está compuesto por una carátula única empresarial y un anexo de matrícula mercantil o renovación.
  • Diligenciar el formulario suministrando en forma exacta los datos solicitados. Evite tachones y enmendaduras. Verificar que el teléfono, nombre y domicilio registrados en el formulario RUT sean idénticos a los registrados en el formulario de registro único empresarial.
  • Firmar los formularios por el representante legal de la empresa.
  • Cuando la matrícula mercantil se solicite personalmente, se debe presentar original del documento de identificación del representante legal. En caso de enviar un tercero dicho documento deberá presentarse con reconocimiento notarial.
  • Presentar todos los documentos en cualquier sede de atención al público de la Cámara de Comercio de Bogotá y cancelar los derechos de matrícula.

¿En qué consiste el impuesto de industria y comercio?

Es el impuesto que se genera por el ejercicio o realización directa o indirecta de cualquier actividad industrial, comercial o de servicios en un determinado municipio y se causa así la persona posea o no establecimiento de comercio. Lo recaudado por este impuesto se destina a atender los servicios públicos y las necesidades de la comunidad pertenecientes al respectivo municipio o distrito.

¿Qué libros de contabilidad debe inscribir el empresario persona natural?

a. Libro diario

b. Libro mayor y de balances

c. Libro de inventarios y balances

¿Qué libros de contabilidad debe inscribir el empresario persona jurídica?

Las personas jurídicas deben llevar, por lo menos, los siguientes
libros:

a. Libro de registro de accionistas o socios.

b. Libro de actas de Junta Directiva (si la tuviere).

c. Libro de junta de socios o asamblea de accionistas.

d. Libros de contabilidad

  • Libro diario
  • Libro mayor y de balances
  • Libro de inventario y balances.