Registro Único de Proponentes

¿Cómo solicito la clave de servicios virtuales desde mi casa?

Lo invitamos a ingresar en este enlace.

Si no soy cliente de CCB, ¿puedo acceder a la clave de servicios virtuales?

La clave de servicios virtuales está disponible para personas naturales inscritas como representantes legales o propietarios de matrículas o inscripciones en la Cámara de Comercio de Bogotá; por eso, si el cliente no está matriculado en el registro mercantil, no puede acceder a solicitar la clave de servicios virtuales.

¿El monto de la cuota de afiliación de certificados incluye certificados del Registro Único de Proponentes (RUP)?

No incluye certificados del Registro Único de Proponentes (RUP), ni de establecimiento de comercio.

¿Cuál es el término para dar respuesta al trámite de inscripción, actualización y renovación del Registro Único de Proponentes?

Solicitud radicada a cualquier hora del día: cinco (5) días hábiles siguientes al día de radicación. Durante los meses de enero, febrero, junio, julio, agosto, septiembre, octubre, noviembre y diciembre. En todo caso el tiempo máximo será de 15 días hábiles acorde con la normatividad vigente.
Solicitud radicada a cualquier hora del día: diez (10) días hábiles siguientes al día de radicación. Durante los meses de marzo, abril y mayo. En todo caso el tiempo máximo será de 15 días hábiles acorde con la normatividad vigente.

Nota: El día sábado no se toma como día hábil para el conteo de los términos.

¿Quiénes deben inscribirse en el Registro Único de Proponentes?

De acuerdo con la  Ley 1150 de 2007  todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la cámara de comercio con jurisdicción en su domicilio principal. 

¿Qué es el Registro Único de Proponentes (RUP)?

Es un registro de creación legal que llevan las cámaras de comercio, en el cual deben inscribirse las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, salvo las excepciones taxativamente señaladas en la ley. En este registro consta la información relacionada con la experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera, capacidad de organización y clasificación del proponente.

¿Cómo soportan la capacidad financiera y organizacional las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad?

Las personas naturales que no están obligadas a llevar contabilidad (Ejercicio de profesiones liberales, asalariados, no comerciantes, entre otras) soportarán su capacidad financiera y organizacional mediante una certificación suscrita por el contador y el proponente, en la que se revelen de manera detallada cada uno de los rubros financieros que componen los indicadores. (Ver modelo 2 de certificación).

Ahora, si la persona natural no obligada a llevar contabilidad, opta por presentar estados financieros, estos deben ser elaborados y presentados bajo los estándares internacionales de las NIIF de acuerdo al grupo en el que se clasifique, según lo establecido en la Ley 1314 de 2009 y Decreto 2420 de 2015.

¿Qué decreto o ley regula el Registro Único de Proponentes?

La  Ley 1150 de 2007 , el  Decreto 19 de 2012  y el Decreto 1082 de 2015 , normas que reglamentaron las funciones que deben ejercer las cámaras de comercio y el procedimiento de inscripción, renovación y actualización. Consulte la normatividad vigente con solo hacer clic en ver más. 

¿Cómo soportan la capacidad financiera y organizacional las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad?

La aplicación de la Ley 1314 de 2009, por medio de la cual se establece la convergencia de las normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información con estándares internacionales de aceptación mundial, es para todas las personas naturales o jurídicas, obligadas a llevar contabilidad.

En ese sentido, todas las personas jurídicas y naturales obligadas a llevar contabilidad, deberán soportar su capacidad financiera y organizacional, aportando estados financieros del último cierre fiscal, preparados y presentados bajo los estándares de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), de acuerdo a los marcos técnicos normativos que para el efecto el Gobierno Nacional dispuso en el Decreto 2420 de 2015.

De conformidad con el grupo NIIF en que se clasifique, deberá aportar el conjunto completo de estados financieros que corresponda:

  • Grupo 1: Estado de situación financiera al final del periodo, un estado de resultado integral del periodo, estado de cambios en el patrimonio del periodo, estado de flujos de efectivo del periodo, notas a los estados financieros;
  • Grupo 2: Estado de situación financiera, un estado de resultado, estado de cambios en el patrimonio, estado de flujos de efectivo y notas a los estados financieros;
  • Grupo 3: Estado de situación financiera, un estado de resultado y notas a los estados financieros. Las microempresas se clasifican en el Grupo 3 y se exceptúan de presentar estado de cambios en el patrimonio y estado de flujos de efectivo.

Nota: La información financiera incluida en el formulario RUES – ANEXO 2 (RUP) debe ser igual a la indicada en los estados financieros que aporte y coherente con la reportada en los registros Mercantil y ESALES, si es proponente matriculado o inscrito en estos registros.

¿Cuál es el término para renovar la inscripción?

En el artículo 2.2.1.1.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015  se establece el período en el cual los proponentes deberán presentar su renovación (renuevan siempre y cuando tenga su inscripción vigente); esto es, a más tardar el quinto día hábil del mes de abril de cada año. De lo contrario, cesan los efectos del RUP. Es necesario recordar que la consecuencia de la cesación de efectos será la no expedición del certificado RUP.

¿Cuáles son las tarifas del RUP?

El artículo 2.2.2.46.1.7 del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015  fijó las tarifas para el Registro Único de Proponentes. Consúltelas aquí.

¿Cuáles son las fechas que establece la ley para realizar la inscripción en el RUP?

El proponente que no se encuentre inscrito en el Registro Único de Proponentes podrá inscribirse en el momento que lo considere conveniente. Para realizar este trámite, el proponente puede ingresar aquí para hacerlo de forma virtual o en cualquier sede de la Cámara de Comercio de Bogotá, anexando los documentos exigidos en el Decreto 1082 de 2015 .

¿Cuándo quedan en firme las actuaciones en el Registro Único de Proponentes?

De acuerdo con lo establecido en el numeral 6.3 del artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 19 de 10 de enero de 2012, por el cual “se dictan normas para suprimir  o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración pública”, las actuaciones en el Registro Único de Proponentes (inscripción, actualización, renovación) quedan en firme pasados diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente de su publicación en el Registro Único Empresarial y Social (RUES), siempre y cuando no se haya interpuesto recurso alguno contra esta actuación. En la Cámara de Comercio de Bogotá los días sábados no se cuentan como hábiles para el conteo de ningún término.

¿Cuál es el papel de las cámaras de comercio en torno al RUP?

Las cámaras de comercio tienen la función de verificación documental, como un tercero imparcial. Su papel radica en recibir y verificar documentalmente la información de todos los proponentes. Lo certificado por la Cámara de Comercio de Bogotá es plena prueba para las licitaciones con el Estado y, salvo las excepciones legales, las entidades estatales no pueden exigir requisitos adicionales.

¿Cómo puedo acreditar la experiencia ante el RUP?

Se acreditará la experiencia en la provisión de bienes, obras y servicios con base en los contratos ejecutados directamente celebrados por el proponente, o a través de consorcios, uniones temporales y sociedades, en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación, en este último caso es necesario aportar el documento que acredite la existencia y sus integrantes. Podrá presentar cualquiera de los siguientes documentos:

A. Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio en donde conste:

• Que el contrato se encuentra ejecutado.
• Identificación de las partes.
• Valor del contrato expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) a la fecha de terminación.
• Bienes, obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia.
• Códigos de clasificación que identifican los bienes, obras o servicios.
• Fecha de terminación del contrato.

Si en la certificación no se indican los códigos UNSPSC que identifican el objeto del contrato, debe presentar una declaración suscrita por el proponente, en donde señale dichos códigos.

B. Solo si el proponente no puede obtener la certificación mencionada en el literal anterior podrá aportar la copia del contrato ejecutado en el que conste la información antes señalada, junto con la declaración escrita suscrita por el representante legal del proponente o el proponente persona natural, donde conste el valor del contrato a la fecha de terminación, expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV); los bienes, obras o servicios ejecutados y los códigos de clasificación con los cuales se identifican.

Las personas jurídicas, con menos de tres (3) años de constituidas, podrán acreditar su experiencia con base en la de sus socios o accionistas, asociados o constituyentes. 

C. Acta de liquidación del contrato suscrita por el tercero contratante acompañada de una declaración expedida por el proponente, que se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, en la que certifique que le consta que la información del acta de liquidación está en firme.

D. Órdenes de compra, ordenes de servicio y aceptación de ofertas irrevocables, expedidas por el tercero contratante que recibió los bienes, obras o servicios en los que se identifique el valor, objeto, fecha de terminación y las partes contratantes.

¿Qué pasos debe llevar a cabo el proponente para realizar su inscripción?

• Diligenciar el formulario del RUP a través de nuestra página web. 
• Adjuntar la documentación que acredita la información suministrada en el formulario. 
• Cancelar los derechos conforme a las tarifas que establezca el Gobierno Nacional. 

¿Qué pasos debe llevar a cabo el proponente para realizar la cancelación?

  • Adquirir el formulario en nuestra página web o en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá. 
  • Marcar en el formulario la actuación cancelación.
  • Diligenciar los datos generales del proponente en el formulario del RUP, es decir, numerales 1, 2 y 3, según corresponda además de firmarlo por el responsable.
  • No requiere aportar ningún documento, ni siquiera el formato de la declaración del artículo 50 de la .
  • Esta actuación no tiene ningún costo.
  • Dirigirse a la Cámara de Comercio de su domicilio.

¿Qué documentos debe aportar el proponente para inscribirse en el RUP?

Debe aportar los documentos para acreditar la capacidad jurídica, financiera, organizacional y la experiencia. Consulte las listas de chequeo en este enlace.

¿Qué es el código UNSPSC?

El Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard Products and Services Code) es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios. 

¿Cómo está compuesto el código UNSPSC?

Es una codificación jerárquica estructurada de ocho dígitos así: segmento, familia, clase y producto. Cada uno está compuesto por dos dígitos. 
Ejemplo:
Madera blanda – Código: 11121604
Segmento: 11 – Material mineral, textil y vegetal y animal no comestible
Familia: 12 – Productos no comestibles de planta y silvicultura
Clase: 16 – Madera 
Producto: 04 – Madera blanda 
*La Cámara de Comercio de Bogotá únicamente certificará el código hasta el tercer nivel (Clase). 

¿Qué actuaciones no generan costo?

Las actuaciones de cancelación y traslado de domicilio del RUP.

¿La Cámara de Comercio de Bogotá certificará los ocho dígitos del Código UNSPSC?

No, solo los seis primeros dígitos en el tercer nivel que comprende: segmento, familia y clase, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.5.2 del  Decreto 1082 de 2015 .

¿Cómo puedo identificar un bien o un servicio en el código UNSPSC?

De acuerdo con la estructura lógica del clasificador, debe tener en cuenta lo siguiente:
a. Para bienes: de los segmentos 10 al 15 (materias primas), de los segmentos 20 al 27 (equipo industrial), de los segmentos 30 al 41 (componentes y suministros), de los segmentos 42 al 60 (producto de uso final) y segmento 95 (terrenos, edificios, estructuras y vías).
b. Para servicios: de los segmentos 70 al 94 (servicios).

¿Cuál es la definición en el código de segmento, familia, clase y producto?

Segmento: agregación lógica de familias para propósitos analíticos. 
Familia: grupo de categorías de productos interrelacionadas. 
Clase: grupo de productos que comparten características comunes. 
Producto: grupo de productos o servicios. 

¿Qué documentos adicionales a los estados financieros se deben aportar para la información financiera en las inscripciones y renovaciones del RUP?

De conformidad con el numeral 2.3. del artículo 2.2.1.1.1.5.2. del Decreto 1082 de 2015, las personas jurídicas deben aportar un anexo que contenga:

1. Principales cuentas detalladas del balance general (Estado de Situación Financiera).
2. Principales cuentas del estado de pérdidas y ganancias (Estado de resultados).
3. Cuentas contingentes deudoras y acreedoras.

Los estados financieros aportados en la inscripción o renovación del RUP deben cumplir con las normas que regulan la materia. Es necesario revisar la Ley 1314 de 2009 y el Decreto 2420 de 2015, sus modificaciones, adiciones o derogatorias. Así mismo, aportar la copia de la tarjeta profesional y el certificado de vigencia expedido por la Junta Central de Contadores (vigente) del contador o revisor fiscal según corresponda.

Nota: Las personas jurídicas sometidas a inspección, vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades deben presentar copia de los documentos adicionales exigidos por esa Superintendencia.

¿Existe alguna ayuda para que el proponente identifique los códigos de clasificación que le corresponden?

La Cámara de Comercio de Bogotá a dispuesto de un motor de búsqueda que le ayuda a identificar los códigos UNSPSC, al que puede ingresando en este enlace.

¿Existe límite de contratos a reportar por el proponente con entidades públicas o privadas?

No existe límite en el número de contratos a reportar. Sin embargo, solo pueden ser reportados los contratos que hayan sido ejecutados.

¿Quién firma el formulario RUES y Anexo 2 del RUP de las sociedades extranjeras?

De conformidad con lo establecido en la norma, las sociedades extranjeras pueden estar representadas por el mandatario y/o representantes de su sucursal o por un tercero, y serán estas las personas que podrán firmar el formulario de inscripción, renovación, actualización, acreditando su condición con el documento idóneo. Para el caso de las facultades del representante legal, este debe contar como mínimo con la representación legal de la casa matriz.

Para el caso que se otorgue poder a un tercero, debe ostentar la calidad de abogado en ejercicio.

¿Qué deben contener los estados financieros?

Los estados financieros básicos (Ley 1314 de 2009, Decreto 2420 de 2015) deben contener:

1. Estado de situación financiera
2. Estado de resultados
3. Estado de cambios en el patrimonio
4. Estado de flujos de efectivo
5. Los estados financieros deben estar acompañados de sus respectivas notas que son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros, facilitando su comprensión y utilidad.

Se exceptúan de presentar estado de cambios en el patrimonio y estado de flujos de efectivo las microempresas.

Tenga en cuenta: De acuerdo con los marcos técnicos normativos para la preparación y presentación de Estados Financieros bajo Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), es necesario que en las notas a los estados financieros indique el marco técnico empleado para su preparación o el Grupo en el que se encuentra clasificado para su presentación.

Nota: La información financiera incluida en el formulario RUES y Anexo 2 debe ser igual a la indicada en los estados financieros que aporta y coherente con la reportada en el Registro Mercantil o ESALES, si es proponente matriculado o inscrito en estos registros. 

¿Qué verificaciones hará la CCB a la documentación presentada?

La CCB realiza un cotejo entre los datos incluidos en el formulario y la documentación que aporta el proponente. Así mismo, la CCB verifica la correcta aplicación de los criterios establecidos en el Decreto 1082 de 2015 .