Tutor "Gestión documental y archivo"

Programa Tutor

Tutor es la metodología de autogestión – aprendizaje personalizado, a través de la cual la Cámara de Comercio de Bogotá promueve la productividad y competitividad de empresas como la suya:

“Su archivo genera valor, si es posible recuperarlo”

Tutor "Gestión documental y archivo"

Tutor en gestión documental y archivo es el programa mediante el cual se orienta al empresario para que él mismo, o las personas encargadas del manejo y administración de documentos, definan los instrumentos y procedimientos que garanticen la organización del archivo de acuerdo con la Ley General de Archivos (Ley 594/2000) y la Resolución 8934/2014 de la Superintendencia de Industrial y Comercio.

En este programa, la empresa recibe una capacitación relacionada con los requisitos exigidos por la Resolución 8934/2014 en concordancia con la Ley 594/2000 del Archivo General de la Nación, que le permita realizar un diagnóstico inicial del archivo, e ir preparando a todos los colaboradores de la empresa acerca de los recursos, tiempo y disposición con que deben contar para obtener éxito en esta tarea.

El programa se desarrollará con el acompañamiento que le brindará un tutor que le asistirá en el proceso y le mostrará la forma apropiada de cumplir los objetivos del Programa Tutor.

Este programa le permite:

  • Realizar la evaluación y diagnóstico inicial del archivo.
  • Desarrollar competencias en las personas encargadas de la administración y manejo documental, para planificar, elaborar, diseñar e implementar:
    • El cuadro de clasificación documental
    • Las tablas de retención documental
    • El manual interno de archivo
    • El programa de gestión documental
  • Desarrollar competencias en las personas encargadas del manejo de archivo, para capacitar a los funcionarios en cuanto a la aplicación de las tablas de retención documental, las transferencias y el flujo de documentos en cada etapa del ciclo vital.
  • Convertir la administración documental de su empresa en un proceso estratégico para que los flujos de trabajo administrativo mejoren visiblemente.
  • Planificar, con el apoyo del tutor, la organización del archivo, apoyados en los instrumentos creados para cada caso.
  • Definir políticas y objetivos en el PGD.

Tutor "Gestión documental y archivo" ha sido creado para orientar al empresario o las personas encargadas del manejo y administración de archivo, para que logren definir, planificar, elaborar e implementar los instrumentos archivísticos necesarios para dar cumplimiento a la Resolución 8934/2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio en concordancia con la Ley General de Archivos (Ley 594/2000).

Metodología

  • El programa inicia con la asistencia de usted y dos (2) colaboradores de su empresa a una capacitación de inducción en gestión documental (conceptos básicos, legislación documental, diagnóstico del archivo), el cual tiene una duración de dos (2) horas.
  • En el taller de inducción se le entregará un manual impreso y se le asignará un tutor empresarial personalizado durante 10 horas de trabajo en su empresa, quien le orientará durante el proceso de planificación e implementación de gestión documental.
  • Se coordinarán visitas quincenales con el tutor asignado, en cada una de las cuales se desarrollará una sesión de capacitación para orientar sobre la correcta aplicación de las herramientas metodológicas; una vez desarrolladas serán revisadas por el tutor.
  • El programa se desarrolla en cuatro módulos, a través de los cuales se capacita, supervisa y controla el proceso de identificación y normalización en la administración de bases de datos que la empresa trata y que deben ser registradas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Contenido

Contenido de los módulos

tutor Gestión Documental

Esquema del Tutor en Gestión Documental y Archivo:

                

Id

Tema

Tutoría Empresa

1

Clasificación documental

2.5

2

Tablas de retención documental

2.5

3

Transferencias

2.5

4

Programa de Gestión Documental

2.5

 

Total, Horas

10